با این روش ها به انتقاد کارکنان رسیدگی کنید! - وبلاگ نصیراباد

به گزارش وبلاگ نصیراباد، شکایت ها و انتقادهای کارکنان از مدیریت می تواند، سازنده و مفید باشد

این سازندگی بشرطی خواهد بود که برخورد درست و اصولی با آن انجام گردد و آن چیزی را که معمولا به عنوان یک تهدید و امری ناخوشایند به شمار میرود به هر فردی با علت و هدف مشخصی اقدام به شکایت کردن و گله گزاری از شما و سازمان تان می نماید که شما حتما باید آن علت را به روشنی پیدا کنید بخشی جدایی ناپذیر از حرفه مدیریت، آمده است. در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.

درک واقعیت ها

هر فردی با علت و هدف مشخصی اقدام به شکایت کردن و گله گزاری از شما و سازمان تان می نماید که شما حتما باید آن علت را به روشنی پیدا کنید. بنابراین پیش از هرگونه نتیجه گیری عجولانه در ابتدا از دلایل و ریشه های بروز شکایت آگاه شده و از زوایای مختلف به قضایا نگاه نموده و برای این کار باید عقاید و نظرات شاکیان را به خوبی بشنوید.

شنیدن سخنان شاکیان با دقت و صبر

وقتی فردی شکایتی را مطرح می سازد باید منتظر باشد که شما سخنان او را شنیده و بفهمید. پس در هنگام صحبت کردن او با مطرح کردن سوالاتی دقیق به او اطمینان دهید که به او توجه دارید و شرایط را درک می کنید. با این کار هم برای فرد شاکی احترام قائل بوده و هم از انتظارات و خواسته های او آگاهی پیدا نموده و همه اینها باعث می گردد تا شکایت از یک تهدید به یک فرصت تبدیل گردد.

ارائه واقعیت ها

ریشه بروز بسیاری از شکایات در درون سازمان ها عدم شفافیت اطلاعاتی و آگاهی کارکنان از واقعیت های جاری در سازمان است. هنگامی که زیردستان شما درک درست و کاملی از واقعیت ها و محدودیت ها نداشته باشند، بستر مساعدتری برای شکایت کردن و به اصطلاح غر زدن بین آنها پیش می آید. برای پیشگیری از چنین وضعیتی کافی است به پرسش ها و نگرانی های افرادتان به موقع و به طور شفاف پاسخ داده و برای این شفافیت اطلاعاتی و در جریان قرار دادن دیگران برترین کار است.

حالت دفاعی را از خود دور سازید

برخی از مدیران به محض روبرویی با هر گونه شکایتی از بیرون سازمان، موضعی دفاعی و دشمنانه به خود گرفته و فکر می نمایند که شاکیان دارند به شخصیت آنها توهین می نمایند اما چنین رویکردی حل مساله را دشوارتر و گاه غیرممکن می سازد درحالی که تمرکز کردن بر اطلاعات و راه چاره ها می تواند هم در حل مشکل یاری نموده و هم آن شکایت را به فرصتی برای بهبود امور تبدیل کند.

درک احساسات شاکیان

شما ممکن است لزوما با عقاید و نظرات شاکیان موافق نباشید اما به جای بحث و جدل با آنها سعی کنید با گفتن جملاتی مانند من به شما حق می دهم که آزرده خاطر باشید یا من می دانم که این مساله شما را اذیت می نماید آنها را آرام سازید تا آنها نیز به استدلال ها و توجیهات شما گوش نمایند.

کوشش برای حل مساله و پیشنهاد راه چاره

سریع ترین راه برای توجه کردن به یک مساله، حل فوری آن است. متاسفانه بسیاری از مدیران به دلایل مختلف شکایات متعددی را لاینحل باقی گذاشته و نسبت به آن بی توجهی می نمایند درحالی که اگر دیدید که یک راه برای حل مشکل کارآیی ندارد حتما باید به سراغ راه چاره های دیگر بروید تا بستر بروز شکایت از میان برداشته گردد.

افراد صالح و مناسب را مسوول پاسخگویی به شکایات کنید

خیلی وقت ها امکان دارد، شما برترین و آگاه ترین فرد برای پاسخگویی به شکایات نباشید و ضروری است که از سایر افرادتان بخواهید این کار را نمایند. در چنین شرایطی باید مناسب ترین گزینه را برای این کار برگزیده و توصیه های لازم را به او انتقال دهید. در این حالت شما بدون اینکه از پاسخ دادن به شکایات شانه خالی کنید نقش دریافت نماینده شکایات و پیگیری نماینده را برعهده دارید.

تشکر از دیگران به خاطر شکایات و انتقادهای سازنده

دریافت شکایات می تواند امری مثبت و امیدوارنماینده باشد چرا که نشان می دهد راه های ارتباطی بین شما و بیرون هنوز باز است. شکایت های سازنده می تواند به مدیران در شناسایی مسائل و نقاط ضعف یاری نموده و موانع پیشرفت کار را مرتفع کند. بنابراین گوش فرادادن به شکایت ها و سپاسگزاری در قبال آنها باعث تقویت روابط و پیوندها می گردد.

فراخوان برای دریافت شکایات سازنده

مدیرانی که برای آگاهی از شکایات و گله های کارکنانشان تمایل دارند خیلی زود و به آسانی می فهمند که کارکنانشان تا چه مقدار نسبت به خواسته ها و نگرانی های آنها اهمیت قائلند. واقعیت آن است که بسیاری ازکارمندانی که بیشتر شکایت می نمایند افرادی دلسوزتر هستند که دوست دارند کارها بهتر انجام گردد. استفاده از این پتانسیل ها می تواند مسائل و محدودیت ها را هرچه سریع تر آشکار ساخته و از رشد و خطرناک تر شدن آنها جلوگیری کند.

هر روز به طور میانه 15 دقیقه شکایت های کارکنان تان را بشنوید.

تبدیل شدن رسیدگی به شکایات و گله های کارکنان یکی از عادات مدیران پیروز است که آنها را در جریان امور قرار می دهد، آن هم با صرف کمترین هزینه و وقت.

نگذارید شکایات تبدیل به نارضایتی و بحران شوند

رسیدگی به موقع به درد دل و گلایه های کارکنان و پاسخگویی مناسب به آنها باعث افزایش جو آرام و محبت آمیز در سازمان شده و از بروز نارضایتی ها بین افراد جلوگیری بعمل می آورد.